Новые сценарии жизни
Четверг, 02.05.2024, 18:53
|
Упражнения по управлению временем. Упражнение "Определение цикла действия". 1. В течение дня (через каждый час) задавайте себе вопрос: чем я занят сейчас? какую цель я преследую? 2. Определите, к какому циклу ("начало-продолжение-завершение") относится ваше действие? 3. Завершите то, чем заняты сейчас, и только после этого переходите к следующему. Упражнение "Важность/срочность". Разбейте все свои дела по критериям важности и срочности на 4 группы: 1. Важные и срочные. 2. Важные, но не срочные. 3. Срочные, но не важные. 4. Не важные и не срочные. Рекомендуемый порядок выполнения дел: 1. "Важные и срочные" - это дела, которым должно уделяться первостепенное внимание. Они должны занимать первое место в вашей повестке дня. 2. "Важные, но не срочные" - это дела, обычно относящиеся к вашим долгосрочным целям (развитие бизнеса, личное и профессиональное развитие и т.д.). Игнорирование этих дел может пагубно отразиться на достижении целей. Поэтому их целесообразно делать в первую очередь. 3. "Срочные, но не важные" - это текущие дела (звонки, переписка, бумажная работа и т.д.). Эти дела невозможно сделать сразу и полностью - они будут всегда. Поэтому лучше написать себе определенный объем этих дел на день, а оставшиеся - перенести на завтра. 4. "Не важные и не срочные" - эти дела можно поставить в конце списка приоритетов. Образец формы распределения задач по приоритетам (на основе матрицы Эйзенхауэра).
Задание: заполните форму. Распределите Ваши текущие ежедневные работы по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затрачиваемого времени. Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам. Обработка результатов. Квадрант I. Те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные и так и кричат о себе: "Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!”. Что Вы получили? Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным стрессом, вызванным непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом проекте. Вы догоняете уходящий поезд и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца. Почему? Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рассчитывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты важными проблемами сегодняшнего дня. Что делать? Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II. Квадрант II. Важно, однако не срочно, прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить! Что Вы получили? Вы прекрасно умеете "отделять зерно от плевел”, концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это требуется. Почему? Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности. Вы умеете делегировать обязанности и не тратите время на решение чужих проблем. Квадрант III. Неважно, однако, срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы. Что Вы получили? Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает остальное? Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение. Почему? В силу каких-то причин Вы из всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что- суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами. Что делать? Если Вы собираетесь поискать себе другую работу, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы. Для этого необходимо перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. Вам не жаль тратить свою жизнь на выполнение никчемных дел? Упражнение "Сортировка дел". С любым делом можно поступить одним из следующих способов: 1. Пренебречь. 2. Поручить другому. 3. Перенести на более поздний срок. 4. Выполнить. Как решить, с каким делом как поступить? 1. Пренебречь. Если вы сомневаетесь в необходимости выполнения этого дела, просто не выполняйте его сейчас. Скорее всего, никаких негативных последствий это не вызовет. К таким делам могут относиться нечетко сформулированные служебные задания, задания с непонятной целью и т.д. 2. Поручить другому. Определите, требует ли дело вашего личного участия? Если нет - можете смело поручить его другому, четко определив, какой результат вы хотели бы получить. При этом запланируйте время для контроля результата.3. Перенести на более поздний срок. Оцените, можно ли отложить решение данной задачи? Если это возможно, определите, когда вы начнете работать над этим заданием. 4. Выполнить. Все, что нельзя вычеркнуть, отложить или получить другому, придется выполнить самому. Для этого распределите время, имеющееся в вашем распоряжении в соответствии с количеством и сложностью срочных дел. Составьте расписание, определив примерное время на выполнение одного дела. И старайтесь не отклоняться от составленного расписания. Упражнение "60/40". При планировании рабочего для стоит оставлять 40 % времени нераспланированным: 20 % - на непредсказуемые внешние обстоятельства и 20 % - на собственную спонтанную активность. Для использования этого времени можно внутри дня определить несколько "окон" после единых по содержанию блоков деятельности продолжительностью 40-60 мин. При таком подходе повышается психологическая устойчивость: в экстренных случаях есть время на преодоление неблагоприятных обстоятельств. Упражнение "Структурирование информации". Для снижения затрат времени на структурирование информации можно использовать следующий прием. В любом хранилище информации (папка на рабочем столе, корзина бумаг и др.) выделяются две части: - структурированная - для длительного хранения информации; - неструктурированная - для вновь поступающих материалов. Ценность этого упражнения в том, что не надо тратить время на структурирование информации по ходу дела. Например, в течение недели на рабочем столе накапливаются файлы в хаотичном порядке. В определенный же день проводится их сортировка: ненужные - удаляются, а нужные - направляются в тематическую папку. Система учета времени А.А. Любищева. А.А. Любищев - биолог и математик, создавший систему учета времени, которой пользовался 56 лет. Сущность системы состоит в том, что с 1916 по 1972 гг. ученый хронометрировал свою жизнь, записывая, сколько времени и на что было потрачено с точностью учета 10 минут. Учитывалось все время жизни: на чтение, на общение, на поездки и т.д. Ежемесячно и ежегодно ученый составлял сводку, иллюстрируя ее диаграммами. Смысл учета времени сводился к тому, что на основании своих сводок ученый мог точно планировать свое время, зная, с какой скоростью он изучает научную литературу, знакомится с художественными произведениями, сколько времени у него ежедневно занимают гигиенические процедуры, поездки и т.д. Зная количество времени, которое он обычно тратит на конкретный вид деятельности, а также особенности своего организма (периоды активности и утомляемости) ученый мог наиболее эффективно распределять свои ресурсы. Самую тяжелую и ответственную работу он планировал на начало дня, далее переходил к более легким занятиям; перерывы посвящал беллетристике. Будучи рационалистом, ученый тщательно использовал любые отрезки времени, считая отдыхом смену деятельности. Как видно из его дневников, к отдыху ученый относил чтение газет, художественной литературы, личную переписку. Каждые 5 лет ученый проводил тщательный анализ выполненной работы. Система учета времени А.К. Гастаева А.К. Гастаев - теоретик научной организации труда, руководитель Центрального института труда (1882 - 1939). 15 апреля 1939 г. расстрелян НКВД. На рисунке представлен фрагмент карточки учета личного времени А.Гастева, разработанной им еще в двадцатых годах. Заводится она на один день. В левой части карточки записывается вид деятельности, справа, в масштабе одна клеточка - 30 минут, отмечается время, когда и как долго выполнялся данный вид деятельности. Апробация на большой группе людей показала, что карточки Гастева продолжают оставаться одним из лучших инструментов наблюдений за своим временем.
Процесс учет времени по карточкам А.Гастева делится на несколько этапов. Первый этап заключается в ведении учета времени в течение одной недели, в это время графа "код" не заполняется. В графе "Вид деятельности" фиксируется вид работы, отдыха и др. Время, в течение которого выполнялся данный вид активности, отмечается в правой части карточки путем закрашивания клеточек. Масштаб времени - 0,5 час/клет. Округлять следует до 15 минут, используя для этого закрашивание половины одной клеточки. В первое время учет желательно вести через каждый час, заполнение карточки как задним числом, так и наперед не допускается. В конце первой недели для удобства анализа необходимо каждому виду работы и отдыха дать свой код, который каким-то образом отражает их характер. Для кода не следует использовать буквы, они хуже запоминаются. Схожие виды работ объединяйте под одним кодом, но не старайтесь свести все виды деятельности к 3 - 4 кодам. Оптимальное их число - 15-20. Например:
Упражнение "Ценности и приоритеты". Упражнение помогает определить основные ценности каждого участника и расставить приоритеты и определить для себя основные критерии, исходя из которых необходимо определять дальнейшие шаги по планирование и достижению жизненных целей. Время: 20-30 минут. Упражнение "Бедность, богатство и Господь Бог". Это упражнение дает возможность участникам пережить экстремальные ситуации в воображении и представить себе, к чему на самом деле могут привести изменения, к которым они неосознанно стремятся. Даже когда наша жизнь протекает вполне благополучно, мы временами испытываем неприятное чувство. Иногда это связано с тем, что мы стремимся реализовать давно поставленные цели и забываем скорректировать их в соответствии с происходящими внутри нас изменениями. Жизнь вынуждает нас более обстоятельно задумываться над происходящим и подвергать наши цели пересмотру. Попробуйте пережить в воображении несколько необычных ситуаций. Представьте себе, что вы внезапно впали в крайнюю нужду. Что вы будете делать? Что из вашего имущества вы захотите, пусть даже ценой огромных усилий, сохранить? Какие элементы вашего жизненного уклада вы захотите оставить неизменными и какой ценой? Какие новые возможности откроет для вас бедность? В чем может заключаться ваш шанс? Опишите, как вы будете действовать в такой ситуации, как будете себя чувствовать, о чем думать. Время = 10 мин. А теперь представьте себе, что вам досталось огромное состояние. Что это будет означать для вас? Что вы сделаете прежде всего? Какие возможности это для вас откроет? Напишите, что вы будете в этой ситуации делать, какие будете строить планы. Время = 10 мин. И, наконец, представьте себя в роли Бога. Что вы измените, что нового создадите, чтобы сделать этот мир лучше. Время = 10 мин. Теперь задумайтесь на время о том, что вам хочется – возможно, уже давно, а может быть, лишь с недавних пор – изменить в своей жизни. Какие цели представляются вам важными? Как вы могли бы изменить свои жизненные планы? Обсуждение. В какой ситуации было сложнее всего находиться? Почему? Упражнение "Антивремя". Каждому из участников предлагается тема для небольшого рассказа. К примеру: «Театр», «Магазин», «Путешествие за город». Получивший тему должен раскрыть ее, описывая все относящиеся к ней события «задом наперед» — как если бы в обратную сторону прокручивалась кинолента. Упражнение "Последний час". Эта техника предназначена для изменения отношения к времение, осознанию его ценности для человека. Техника была предложена в своё время Г.Гурджиевым. Оглянитесь на только что прошедший час, как если бы он был для вас последним часом на земле, и вы только что осознали, что умерли. Спросите себя, довольны ли вы последним часом своей жизни? А теперь оживите себя вновь и поставьте перед собой цель в течение следующего часа извлечь из жизни немного больше, чем вам удалось в предыдущий час. Определите, где и когда Вам следовало действовать более разумно, а где проявлять спонтанность. Попробуйте посмотреть на себя как бы со стороны, постепенно избавляясь от всего второстепенного, "наносного". Например, от репутации, престижа, межличностных хитросплетений, бессмысленных страстей и т.п. Упражнение удалось, если Вы начинаете ощущать потребность получать как можно больше ценного от жизни. Постепенно Вы можете довести быстроту данной техники до буквально нескольких мгновений. Можете каждый час - когда пищат часы или бьют куранты - отводить несколько секунд на беспристрастный анализ минувшего часа и на эффективный настрой на извлечение максимальной пользы из последующего часа. Ощущения во время проведения техники должны быть ощущениями игры: ведь во время игры нам позволено вообще всё на свете: и умирать самому, и убивать других, и быть другого пола, видеть и слышать несуществующее, - такова суть игры. Поэтому нет ничего страшного, если Вы будете "умирать" каждый день по несколько раз. И эффект от данной техники равен основному эффекту от других игр - жажда жизни, азарт и увлеченность. |
Меню сайтаПоискСтатистикаОнлайн всего: 1 Гостей: 1 Пользователей: 0 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
